BAFA mit oder ohne Vollmacht: Wer übernimmt welchen Schritt?

1. Fachplanung ist nicht automatisch Verfahrensvertretung

Beim BAFA-Antrag wird unterschieden, ob jemand für sich selbst oder als bevollmächtigte Person handelt. Ein Energieeffizienz-Experte kann die technische Projektbeschreibung erstellen und ihre ID an den Antragsteller übergeben, ohne damit automatisch sämtliche Schritte im Förderportal zu übernehmen.

Vereinbaren Sie daher vorab den Beratungs- und Leistungsumfang: Wer stellt den Antrag? Wer prüft BAFA-Schreiben? Wer liefert Nachweise, beantwortet Rückfragen und kontrolliert Fristen? „Wir kümmern uns um die Förderung“ ist für diese Aufgabenteilung zu ungenau.

§ 14 VwVfG regelt die Vertretung im Verwaltungsverfahren und den Umfang der Vollmacht. Der Beratungsvertrag bestimmt daneben die vereinbarten Leistungen. Eine Vollmacht ist weder ein Ersatz für einen klaren Auftrag noch eine Haftungsfreistellung.

Grundlagen: BAFA: Allgemeines Merkblatt zur Antragstellung · § 14 VwVfG: Bevollmächtigte und Beistände

2. Die beiden Wege im direkten Vergleich

Die folgende Übersicht beschreibt den üblichen BAFA-Ablauf mit eingebundenem EEE. Sie ist keine Anleitung zur allgemeinen Vertretung in „Meine KfW“. Dort gelten eigene Portal- und Produktbedingungen.

Grundlagen: BAFA: Allgemeines Merkblatt zur Antragstellung · § 14 VwVfG: Bevollmächtigte und Beistände · § 280 BGB: Schadensersatz wegen Pflichtverletzung

3. Ohne Vollmacht: Unterstützung mit klarer Übergabe

Der Kunde nutzt sein BAFA-Konto und übernimmt die Antragstellung. Ihr Büro liefert die notwendigen technischen Angaben und Unterlagen. Die TPB-ID ist nach BAFA-Merkblatt maximal zwei Monate gültig. Eine rechtzeitige, verständliche Übergabe ist deshalb wichtiger als eine beiläufige E-Mail mit einer Nummer.

In Thermoapp lässt sich „Kunde ohne Vollmacht“ auswählen. Der Kundenportal-Ablauf führt durch die vom Kunden zu erledigenden Schritte und sammelt Druckquittungen sowie BAFA-Schreiben. Der Kunde dokumentiert damit die externe Einreichung. Ein Upload in Thermoapp allein stellt noch keinen BAFA-Antrag.

Bei einer BAFA-Nachfrage kann Ihr Büro konkrete Anweisungen und benötigte Unterlagen am Vorgang festhalten. Vor dem Verwendungsnachweis werden die technischen Abschlussunterlagen bereitgestellt. Legen Sie zusätzlich fest, wer den tatsächlichen Zugang bei der Förderstelle und die maßgeblichen Fristen kontrolliert.

Grundlagen: BAFA: Allgemeines Merkblatt zur Antragstellung

4. Mit Vollmacht: Auftrag und Unterlagen prüfen

Wird eine andere Person mit der Antragstellung oder weiteren Aufgaben im Verfahren bevollmächtigt, verlangt das BAFA die vom Antragsteller unterschriebene Vollmacht. Prüfen Sie Vertretungsumfang, berechtigte Personen und die passende Programmfassung. BEG-Einzelmaßnahmen und EBW-Beratung sind unterschiedliche Verfahren.

Im Thermoapp-Pfad mit Vollmacht werden bevollmächtigte Person und Vollmachtsunterlagen vorbereitet. Die App bietet die Unterschrift gemeinsam auf dem Gerät oder über das Kundenportal an. Das Vorliegen der erforderlichen signierten Vollmacht wird in den entsprechenden Ablaufschritten geprüft. Beispielsweise wird vor dem vorgesehenen TPB-Start auf eine noch offene BEG-Vollmacht hingewiesen.

Diese Ablaufprüfung bestätigt einen dokumentierten Unterlagenstand. Sie beweist nicht automatisch die Identität oder Vertretungsbefugnis jeder Person, die rechtliche Wirksamkeit einer Signatur oder die Anerkennung durch die Förderstelle. Diese Punkte müssen zum konkreten Verfahren passen.

Grundlagen: BAFA: Allgemeines Merkblatt zur Antragstellung · § 14 VwVfG: Bevollmächtigte und Beistände · BAFA: Energieberatung für Wohngebäude

Kundenangaben und BAFA-Erklärungen direkt bestätigen lassen

Mit Vollmacht kann Ihr Büro die Antragsschritte zentral abwickeln, Rückfragen zuordnen und die Bearbeitung besser koordinieren. Kunden müssen weniger einzelne Portalhandlungen selbst erledigen. Das kann Wartezeiten und Rückfragen reduzieren und ermöglicht eine engere Betreuung. Es ersetzt jedoch weder die Mitwirkung des Kunden noch eine verlässliche Fristenkontrolle.

Dabei sind zwei Fragen zu trennen: Wer hat eine Angabe geliefert? Und wer hat eine persönliche, tatsächliche oder wirtschaftliche Erklärung zur Verwendung gegenüber dem BAFA bestätigt? Eigentumsverhältnisse, weitere Fördermittel oder Vertragsdaten dürfen nicht stillschweigend zu eigenen Tatsachenbehauptungen des Beraters werden. Technische Bewertung, Berechnungen und TPB bleiben dagegen fachliche Leistungen des Energieberaters.

Thermoapp integriert die Kundenerklärungen in die entsprechenden Formulare. Im Kundenportal werden die konkreten Erklärungstexte unter ‚Erklärungen gegenüber dem BAFA‘ angezeigt. Wo vorgesehen, beantwortet der Kunde Fragen mit Ja oder Nein. Anschließend bestätigt er die dargestellten Angaben, Erklärungen und Antworten und ermächtigt seinen bevollmächtigten Berater, sie im Förderverfahren in seinem Namen zu verwenden.

Das ist konkreter als ein allgemeines Akzeptieren von Förderbedingungen: Der Kunde kann den Inhalt jeder Erklärung öffnen und lesen. Die Bestätigung wird zusammen mit dem Erklärungssatz und den Antworten übermittelt. Die App unterscheidet Erklärungssätze anhand von Kennung und Revision und erkennt im Portal, wenn die vorhandene Bestätigung nicht mehr zum aktuellen Satz passt.

Die Bestätigung ist eine dokumentierte Grundlage für die weitere Bearbeitung, keine automatische Haftungsverlagerung. Offensichtliche Widersprüche, unplausible Angaben oder Abweichungen zwischen bestätigten Daten und dem tatsächlichen Antrag müssen geklärt werden. Der Berater bleibt für eigene technische Bewertungen und Übertragungsfehler verantwortlich.

• Kundenaussage und fachliche Bewertung auseinanderhalten.
• Konkrete Erklärungstexte sichtbar machen statt nur pauschaler Zustimmung.
• Bestätigung im digitalen Arbeitsablauf statt zusätzlicher Papierformulare.
• Vor Einreichung prüfen, dass verwendete Angaben und Erklärungen zum bestätigten Stand passen.

Grundlagen: § 14 VwVfG: Bevollmächtigte und Beistände · § 280 BGB: Schadensersatz wegen Pflichtverletzung

5. Wie Thermoapp bei Aufgaben und Übergaben hilft

Legen Sie in Thermoapp fest, wer den Antrag einreicht, und halten Sie die Übergabe der Unterlagen fest. Hinterlegen Sie nach der Einreichung den Antragsbeleg. So erkennt Ihr Büro, ob der Antrag vorbereitet oder bereits eingereicht wurde.

§ 280 BGB knüpft Schadensersatz an eine Pflichtverletzung aus einem Schuldverhältnis und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen. Ob ein Energieberater im Einzelfall haftet, hängt unter anderem vom Auftrag, seinen Pflichten und dem tatsächlichen Ablauf ab. „Ohne Vollmacht“ bedeutet deshalb nicht „ohne Haftung“. Auch fehlerhafte fachliche Angaben oder versäumte vertragliche Hinweise können relevant bleiben.

Thermoapp kann organisatorische Fehlerquellen reduzieren und die Dokumentation unterstützen. Die Software garantiert weder Haftungsfreiheit noch eine automatische rechtliche Entlastung, revisionssichere Beweisführung oder eine bewilligte Förderung. Eine konkrete Haftungsverteilung gehört in eine individuell passende, rechtlich geprüfte Leistungsvereinbarung.

Grundlagen: § 280 BGB: Schadensersatz wegen Pflichtverletzung · § 14 VwVfG: Bevollmächtigte und Beistände

6. Beispiel: Kunde stellt den Antrag selbst

Ihr Büro bereitet eine förderfähige Einzelmaßnahme vor und stellt die passende TPB-ID bereit. Sie dokumentieren, dass der Kunde den BAFA-Antrag übernimmt, welche Unterlagen er benötigt und bis wann die ID verwendet werden muss. Der Kunde reicht extern ein und lädt anschließend Druckquittung und Vorgangsnummer ins Kundenportal.

Geht später eine BAFA-Nachfrage ein, lädt der Kunde sie hoch. Ihr Büro ordnet sie ein und formuliert konkret, welche Angaben oder Nachweise fehlen. Nach Abstimmung reicht der Kunde die Antwort bei der Förderstelle ein. Die Projektakte hält den Vorgang zusammen. Sie ersetzt nicht die Einreichung.

Für iSFP-Projekte unterstützt Thermoapp ebenfalls einen kunden- oder bevollmächtigtenbezogenen EBW-Ablauf. Verwenden Sie dafür die EBW-Unterlagen und beachten Sie die eigenständigen Förderbedingungen. Übertragen Sie TPB/TPN-Schritte einer BEG-Einzelmaßnahme nicht unverändert auf die Beratung.

Grundlagen: BAFA: Allgemeines Merkblatt zur Antragstellung · BAFA: Energieberatung für Wohngebäude