Eine gemeinsame Projektakte festlegen

Bestimmen Sie zu Beginn, wo die verbindlichen Projektunterlagen gesammelt werden. Ordnen Sie Kunden und Gebäude eindeutig zu. Legen Sie fest, wer Unterlagen anfordert, prüft und für die weitere Bearbeitung freigibt.

Dokumente konkret anfordern

Formulieren Sie Anfragen so, dass der Empfänger weiß, welches Dokument und welche Seiten benötigt werden. Nennen Sie den Zweck und gegebenenfalls einen Termin. „Bitte alle Unterlagen schicken“ führt häufiger zu Rückfragen als eine konkrete Liste.

Eingang und Prüfung unterscheiden

Eine hochgeladene Datei ist noch keine fachlich geprüfte Unterlage. Prüfen Sie Lesbarkeit, Vollständigkeit, Projektzuordnung und Version. Halten Sie Rückfragen am Vorgang fest und kennzeichnen Sie, was noch offen ist.

Den Abschluss nachvollziehbar machen

Prüfen Sie zum Projektabschluss, ob die benötigten Fassungen und Nachweise vorliegen. Dokumentieren Sie verbleibende Aufgaben und informieren Sie die Beteiligten über den Stand. Welche Unterlagen und Aufbewahrungsfristen gelten, hängt vom jeweiligen Auftrag und Förderfall ab.

Datenaufnahme nach Projektart →